Factuurherkenning is software die de gegevens van een factuur automatisch uitleest: de leverancier, de datum, het factuurnummer, de bedragen en de btw. Die gegevens zet de software klaar voor je boekhouding, zodat niemand ze meer hoeft over te typen. Moderne factuurherkenning gebruikt AI en wordt met elke factuur nauwkeuriger.
De meeste organisaties ontvangen hun facturen nog als pdf, per mail of op papier. Iemand opent ze, leest de gegevens af en typt ze over in de boekhouding. Dat kost tijd en er sluipen fouten in.
Factuurherkenning neemt dat overtypen weg. Maar de term wordt vaak verward met OCR en met e-facturatie, en in de praktijk werkt de herkenning niet altijd vlekkeloos.
In deze blog lees je wat factuurherkenning precies is, hoe het verschilt van OCR en e-facturatie, hoe het in de praktijk werkt en waar je op moet letten.
Factuurherkenning doet in de kern wat een medewerker ook zou doen. De software bekijkt de factuur, zoekt de belangrijke gegevens en zet die klaar. Het verschil is dat het in seconden gaat en zonder overtypen.
Wat moderne herkenning onderscheidt van vroeger, is dat ze geen vaste sjablonen meer nodig heeft. Voorheen moest je per leverancier instellen waar elk gegeven op de factuur stond. Kwam er een nieuwe leverancier bij, of veranderde een lay-out, dan werkte het niet meer. Software met AI leert de opbouw van een factuur zelf herkennen, ongeacht hoe hij eruitziet.
Er is een belangrijk onderscheid in hoe diep de software leest.
Op kopniveau leest de software de algemene gegevens: leverancier, factuurdatum, factuurnummer en het totaalbedrag. Dat is genoeg om een factuur te boeken.
Op regelniveau leest de software elke afzonderlijke regel: welk artikel, welke hoeveelheid, welke prijs. Dat is nodig als je facturen wilt koppelen aan inkooporders of aan een voorraadsysteem. Regelniveau is complexer, want elke leverancier bouwt zijn factuurregels anders op.
Voor een simpele boeking is kopniveau genoeg. Wil je verder automatiseren, dan heb je regelniveau nodig.
Deze drie termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze betekenen niet hetzelfde. Het onderscheid helpt om te begrijpen wat een systeem wel en niet voor je doet.
Er zijn drie situaties, en die worden vaak door elkaar gehaald.
OCR staat voor Optical Character Recognition. Het zet tekst op een afbeelding of scan om in leesbare tekst. OCR herkent dus letters en cijfers, maar snapt niet wat ze betekenen. Het ziet het getal, maar weet niet dat het om een btw-bedrag gaat.
Factuurherkenning gaat een stap verder. Het gebruikt de uitgelezen tekst en bepaalt wat elk stuk betekent: dit is de leverancier, dit is het totaalbedrag, dit is de btw. Bij een pdf met een tekstlaag is OCR niet eens nodig, want de tekst is al leesbaar. De herkenning haalt de betekenis er dan direct uit.
Bij een e-factuur is er niets te herkennen. De gegevens komen al gestructureerd binnen, in een vast formaat dat een systeem direct kan verwerken. Er is geen tekst om te lezen en niets om te interpreteren, want de data is al klaar.
Naarmate meer bedrijven overstappen op e-facturatie, wordt herkenning voor een deel van je facturen dus overbodig. Wanneer e-facturatie verplicht wordt en wat dat betekent, lees je in onze blog over de e-facturatieplicht in Nederland.
Maar zolang je facturen in verschillende formaten binnenkomen, heb je beide nodig: herkenning voor de pdf's en papieren facturen, en directe verwerking voor de e-facturen.
Van binnenkomst tot boeking doorloopt een factuur meestal vijf stappen.
Via de mail, een upload, een scan van een papieren factuur of via een e-factuur. De software verzamelt ze op één plek.
Leverancier, datum, factuurnummer, bedragen en btw worden herkend. Bij een e-factuur is deze stap niet nodig, want de data is al gestructureerd.
De software zoekt de juiste leverancier erbij en bepaalt op welke grootboekrekening de factuur hoort. Vaak op basis van eerdere facturen van dezelfde leverancier.
De uitgelezen gegevens worden klaargezet als concept, zodat een medewerker ze alleen nog hoeft te controleren.
Na goedkeuring gaat de factuur door naar het boekhoud- of ERP-systeem.
Hoe meer facturen de software verwerkt, hoe beter ze wordt. Ze leert de vaste patronen van je leveranciers herkennen, waardoor de herkenning na verloop van tijd nauwkeuriger wordt.
Softwareleveranciers laten factuurherkenning graag klinken als een knop waarop je drukt. In de praktijk is er bijna altijd een deel van de facturen dat niet vanzelf goed gaat.
Een nieuwe leverancier waarvan de software de opbouw nog niet kent. Een afwijkende lay-out. Een factuur waarop gegevens ontbreken of op een ongebruikelijke plek staan. Een slechte scan van een papieren factuur. Een pdf die eigenlijk een afbeelding is, zonder tekstlaag.
In al die gevallen leest de software de gegevens niet, of niet goed. En dan komt de factuur terecht bij iemand die het handmatig moet controleren of corrigeren.
Hier zit het echte punt. Software kan een bedrag netjes uitlezen en toch de verkeerde waarde pakken. Bijvoorbeeld het subtotaal in plaats van het totaal, of een datum in het verkeerde formaat. De herkenning is dan technisch geslaagd, maar de data klopt niet.
Daarom is de stap na de herkenning net zo belangrijk als de herkenning zelf: klopt wat er is uitgelezen, en past het bij wat je verwacht? Dat is waar Fluentia op is gebouwd. De uitgelezen data wordt gevalideerd, zodat fouten eruit komen voordat ze in je boekhouding belanden.
Het grootste voordeel is dat het handmatig overtypen verdwijnt. Dat scheelt tijd, en het haalt een bron van fouten weg. Wie honderden facturen per maand verwerkt, merkt dat direct.
Daarnaast krijg je meer overzicht. Omdat de gegevens gestructureerd worden vastgelegd, zie je sneller wat er binnenkomt, wat openstaat en waar iets vastloopt. Facturen raken minder snel zoek, want ze komen op één plek binnen in plaats van verspreid over mailboxen.
En het schaalt mee. Een groeiend aantal facturen betekent niet automatisch meer werk, want de software neemt het herkennen over. De tijd die je bespaart, gaat naar controle en uitzonderingen in plaats van naar overtypen.
De winst hangt wel af van hoe goed de herkenning en de validatie zijn ingericht. Werkt de software alleen op kopniveau, of leest ze ook de regels? En wat gebeurt er met de facturen die niet vanzelf goed gaan? Die vragen bepalen hoeveel je er uiteindelijk aan hebt. Factuurherkenning is bovendien vaak één onderdeel van een breder proces om bedrijfsprocessen in de logistiek te automatiseren.
Overweeg je factuurherkenning, dan bepalen een paar punten of het in de praktijk werkt.
Voor een simpele boeking is kopniveau genoeg. Wil je facturen koppelen aan inkooporders of aan je voorraad, dan heb je regelniveau nodig. Controleer wat de software aankan.
Je krijgt facturen binnen als pdf, als scan, per mail en steeds vaker als e-factuur. Software die maar één formaat goed aankan, laat een deel van je facturen liggen.
Er is altijd een deel dat de software niet vanzelf goed leest. De vraag is of die facturen netjes worden aangeboden voor controle, of dat ze ergens blijven hangen.
Herkennen is niet hetzelfde als kloppen. Kijk of de software controleert of de uitgelezen gegevens juist en volledig zijn, voordat ze doorgaan naar je boekhouding.
Factuurherkenning heeft pas waarde als de gegevens automatisch in je boekhoud- of ERP-systeem terechtkomen. Controleer of er een koppeling is met het systeem dat je al gebruikt.
Factuurherkenning haalt het handmatige overtypen uit je factuurverwerking. De gegevens worden automatisch uitgelezen en klaargezet, zodat je team tijd overhoudt voor controle in plaats van invoer.
Het verschil zit in wat er daarna gebeurt. Herkennen is één ding, maar of de uitgelezen data ook klopt, bepaalt of je er echt op kunt bouwen. En of de software overweg kan met alle formaten die je binnenkrijgt, van pdf tot e-factuur.
Wil je weten hoe je factuurstroom hierop is voorbereid? Neem contact met ons op.
Factuurherkenning is software die de gegevens van een factuur automatisch uitleest, zoals de leverancier, de datum, de bedragen en de btw. Die gegevens worden klaargezet voor je boekhouding, zodat niemand ze hoeft over te typen. Moderne factuurherkenning gebruikt AI en wordt met elke factuur nauwkeuriger.
OCR zet tekst op een afbeelding of scan om in leesbare tekst, maar snapt niet wat die tekst betekent. Factuurherkenning gaat verder en bepaalt wat elk gegeven is: dit is de leverancier, dit is het btw-bedrag. OCR is dus een onderdeel, factuurherkenning is het geheel.
Bij een e-factuur is herkenning niet nodig. De gegevens komen al gestructureerd binnen, in een formaat dat een systeem direct kan verwerken. Zolang je ook pdf’s en papieren facturen ontvangt, heb je herkenning nog wel nodig voor die facturen.
Dat verschilt per situatie en per software. De nauwkeurigheid hangt af van de kwaliteit van de facturen, of de software op regelniveau leest en of de uitgelezen data wordt gevalideerd. Een deel van de facturen vraagt vrijwel altijd om handmatige controle.
Ja. Ook bij een kleiner aantal facturen bespaart het tijd en voorkomt het overtypfouten. Veel boekhoudpakketten hebben een vorm van factuurherkenning ingebouwd. Hoe meer facturen je verwerkt, hoe groter de tijdwinst.