Of E-facturatie verplicht is hangt af van aan wie je factureert. Voor facturen aan de overheid is e-facturatie al verplicht. Voor grensoverschrijdende B2B-handel binnen de EU wordt het verplicht vanaf 1 juli 2030. Voor binnenlandse facturen tussen Nederlandse bedrijven is nog geen besluit genomen.
Over dat laatste bestaat veel verwarring. Verschillende partijen schrijven dat e-facturatie sinds januari 2026 verplicht is voor alle Nederlandse bedrijven. Dat klopt niet. Die datum geldt voor België.
In deze blog lees je wat er wel vaststaat, waar de Nederlandse besluitvorming staat en waarom je er waarschijnlijk eerder mee te maken krijgt dan de wet voorschrijft.
Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat. Een boekhoud- of ERP-systeem kan de gegevens direct inlezen en verwerken, zonder dat iemand ze overtypt.
Een pdf is dus geen e-factuur. Ook niet als je hem per mail verstuurt. Een pdf is een afbeelding van een factuur waar een mens naar kijkt. De gegevens erin zijn niet gestructureerd, dus een systeem kan ze niet zomaar uitlezen.
Dat onderscheid is de kern van de hele discussie over e-facturatie.
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine. Het is een netwerk waarmee bedrijven en overheden facturen en andere zakelijke documenten uitwisselen in een vaste, afgesproken opmaak.
Je kunt het vergelijken met e-mail. Je hoeft niet te weten welk programma de ontvanger gebruikt, want beide kanten volgen dezelfde afspraken. Elk bedrijf op het netwerk heeft een eigen Peppol-ID, meestal gebaseerd op het KvK-nummer.
Een Peppol-factuur is dus een e-factuur die via dat netwerk wordt verstuurd, volgens de Europese norm EN16931.
Als de verplichting straks geldt, is een pdf per mail niet voldoende. Ook niet als die pdf netjes is opgemaakt en alle wettelijke gegevens bevat. Het gaat erom dat de ontvangende partij de gegevens automatisch kan verwerken.
Er zijn drie situaties, en die worden vaak door elkaar gehaald.
Als je levert aan de Rijksoverheid, gemeenten, provincies of andere aanbestedende diensten, moet je al e-facturen versturen. Overheden zijn sinds 2019 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. Voor leveranciers aan het Rijk geldt de verplichting om ze te versturen al langer.
Dit staat vast. De Raad Economische en Financiële Zaken van de EU heeft in maart 2025 het pakket ViDA aangenomen, kort voor VAT in the Digital Age. Onderdeel daarvan is verplichte e-facturatie voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU, met een real-time rapportageverplichting erbij.
Die verplichting gaat in op 1 juli 2030. Factureer je aan bedrijven in andere EU-landen, dan krijg je hiermee te maken.
Hier is nog geen verplichting. Factureer je alleen aan Nederlandse bedrijven, dan mag je vandaag nog gewoon een pdf sturen.
Dat is precies waar de verwarring zit. België heeft per 1 januari 2026 wel een verplichting ingevoerd voor alle binnenlandse B2B-facturen. Die datum duikt in veel Nederlandstalige artikelen op zonder dat erbij staat dat het om België gaat.
Voor binnenlandse B2B-facturen is dat nog niet besloten. Wel is duidelijk dat het eraan komt.
In opdracht van de ministeries van Financiën, Economische Zaken en Binnenlandse Zaken onderzocht EY wat de meest geschikte aanpak zou zijn voor Nederland. Dat rapport verscheen in januari 2026. Het advies: overweeg een brede invoering van e-facturatie en digitale rapportage, zowel voor binnenlandse als grensoverschrijdende transacties.
Staatssecretaris Eerenberg stuurde het rapport in maart 2026 naar de Tweede Kamer. Het kabinet gaf aan de uitkomsten zorgvuldig te wegen, met aandacht voor regeldruk en de gevolgen voor kleine ondernemers.
De vervolgstappen die het kabinet noemde:
Wat dat besluit wordt, is op het moment van schrijven nog niet bekend. Wel is het onwaarschijnlijk dat Nederland niets doet. De Europese verplichting voor grensoverschrijdende handel komt er hoe dan ook, en het EY-rapport adviseert om binnenlandse transacties daarin mee te nemen.
De Nederlandse wetgeving bepaalt niet wanneer jouw klanten en leveranciers overstappen. Dat gebeurt nu al.
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen. Lever je aan Belgische bedrijven, dan verwachten zij een e-factuur via Peppol. Een pdf per mail voldoet daar niet meer.
De Belgische verplichting geldt formeel alleen voor Belgische ondernemingen. Maar in de praktijk moet je meebewegen als je wilt blijven leveren.
Italië heeft e-facturatie al jaren verplicht voor zowel B2B als B2G. Frankrijk en Duitsland zijn bezig met invoering voor B2B. Elk land dat overstapt, betekent een deel van je klanten of leveranciers dat verandert.
Ook zonder verplichting kiezen steeds meer bedrijven voor e-facturatie, omdat het goedkoper en sneller is. Dat betekent dat je e-facturen gaat ontvangen voordat je zelf iets hoeft te versturen.
Ontvangen is dus meestal het eerste waar je tegenaan loopt. Niet versturen.
Er komt geen moment waarop alles ineens via Peppol binnenkomt.
De Europese verplichting geldt vanaf 2030 en alleen voor grensoverschrijdende transacties. Het Nederlandse besluit over binnenlandse facturen is nog niet genomen. België is al over, andere landen volgen op eigen tempo. En een deel van je leveranciers stapt over voordat het moet.
Het resultaat is een mix die jaren duurt. Je ontvangt e-facturen via Peppol van je Belgische leveranciers. Pdf’s per mail van je Nederlandse. Facturen in een eigen formaat van partijen met een eigen portaal. En soms nog papier.
Systemen die op één formaat zijn ingericht, lopen daarop vast. Wat niet automatisch wordt herkend, komt terecht bij iemand die het overtypt. Dat is precies het handmatige werk dat e-facturatie zou moeten wegnemen. Het verschil zit in of gegevens gestructureerd binnenkomen of niet.
Het risico is dat je twee processen naast elkaar krijgt: een geautomatiseerde stroom voor de facturen die passen, en een handmatige stroom voor de rest. Die tweede stroom groeit mee met het aantal leveranciers dat overstapt, totdat iedereen over is.
De vraag is niet alleen of je systeem Peppol ondersteunt. De vraag is of het overweg kan met alle formaten die je binnenkrijgt, ook de formaten die je nu nog niet kent. Dat is waar Fluentia op is gebouwd: ongestructureerde data lezen en valideren, ongeacht herkomst of documenttype.
Je hoeft niet te wachten op het kabinetsbesluit. Deze stappen zijn hoe dan ook nuttig.
Begin bij wat er binnenkomt. Vraag je administratie of er al facturen via Peppol of een ander gestructureerd formaat binnenkomen. Vaak is dat al het geval zonder dat het is opgemerkt.
Ondersteunt je boekhoud- of ERP-systeem Peppol? En wat gebeurt er met facturen in een formaat dat het systeem niet herkent? Dat tweede antwoord is belangrijker dan het eerste. We schreven eerder over hoe je bedrijfsprocessen automatiseert zonder dat er handwerk overblijft.
Lever je aan de overheid of aan Belgische klanten, dan heb je een Peppol-ID nodig. Dat is meestal gebaseerd op je KvK-nummer en je softwareleverancier kan het aanvragen.
Welke leveranciers zitten in landen waar e-facturatie al verplicht is? Die stappen als eerste over. Zo weet je waar de verandering begint.
Er komt een internetconsultatie van een conceptwetsvoorstel in het vierde kwartaal van 2026. Dat is het moment waarop duidelijk wordt wat Nederland gaat doen met binnenlandse facturen.
E-facturatie komt eraan. Wanneer precies hangt af van met wie je zakendoet, en dat verschilt per organisatie.
Wat voor iedereen geldt: je krijgt de komende jaren facturen binnen in meerdere formaten tegelijk. Wie dat nu al goed heeft ingericht, merkt straks weinig van de overgang.
Vragen over hoe je documentstroom hierop is voorbereid? Neem contact met ons op.
Nee. Een pdf is niet gestructureerd, dus een systeem kan de gegevens er niet automatisch uit lezen. Ook een pdf die je per e-mail verstuurt, telt niet als e-factuur. Het gaat erom dat de ontvanger de gegevens direct kan verwerken zonder overtypen.
Alleen als je e-facturen wilt versturen of ontvangen via het Peppol-netwerk. Lever je aan de overheid of aan Belgische klanten, dan heb je er een nodig. Je softwareleverancier of boekhouder kan dit voor je regelen. De ID is meestal gebaseerd op je KvK-nummer.
Dat hangt af van je huidige systeem. Veel boekhoudpakketten hebben Peppol-koppeling standaard ingebouwd zonder meerkosten. Wordt er maatwerk of een koppeling met een ERP-systeem gevraagd, dan lopen de kosten uiteen. Vraag je softwareleverancier wat er in je huidige abonnement zit.
Als een leverancier een e-factuur via Peppol stuurt, komt die binnen als gestructureerd bestand. Sommige systemen maken daar automatisch een leesbare weergave van, zodat je hem alsnog als document kunt bekijken. De onderliggende data blijft gestructureerd.
Nee. De verplichtingen gelden voor transacties tussen bedrijven en voor facturen aan de overheid. Voor facturen aan particulieren mag je gewoon een pdf of papieren factuur blijven sturen.